Contact (concreet, direct)
Gebruik het juiste kanaal. Dat spaart tijd en voorkomt ruis op koersdag.
- Algemeen (organisatie): [email protected] · +32 56 00 12 34
- Vrijwilligers: [email protected] · +32 56 00 12 35
- Partners & sponsoring: [email protected] · +32 56 00 12 36
- Pers & media: [email protected] · +32 56 00 12 37
- Veiligheid (alleen dringend): [email protected]
Organisatiegegevens (fictief maar bruikbaar)
- Organiserende vereniging: VZW De Vlaamse Pijl
- Adres: Koerslaan 12, 8530 Harelbeke, België
- KBO-nummer: 0798.123.456
- IBAN (sponsoring/steun): BE12 3456 7890 1234
- BIC: BBRUBEBB
Wie doet wat? (zodat je weet bij wie je moet zijn)
| Domein | Verantwoordelijke | Wat je van ons krijgt | Wat wij van jou verwachten |
|---|---|---|---|
| Koersorganisatie | Wedstrijdcoördinatie | planning, timing, start/finish-logistiek | heldere vragen, één contactpersoon per ploeg/partij |
| Veiligheid & parcours | Safety lead | afspraken met lokale diensten, zones en procedures | instructies volgen, geen improvisatie langs de weg |
| Vrijwilligers | Volunteer lead | briefing, shiften, materiaal, aanspreekpunt | op tijd, aanwezig, nuchter, telefoon bereikbaar |
| Partners | Partnership lead | zichtbaarheid, activaties, afspraken en rapportering | materiaal tijdig aanleveren, verwachtingen realistisch houden |
| Pers | Press officer | accreditatie, zones, timing, praktische info | veilig werken, corridors respecteren, geen risico’s nemen voor een shot |
Vrijwilligers: rollen die we nodig hebben (en wat het echt inhoudt)
We zoeken mensen die kunnen doen wat nodig is: rustig blijven, situaties inschatten en communiceren. Geen heldenverhalen, wel betrouwbaarheid. Hieronder de kernrollen.
| Rol | Wat je doet | Shift (typisch) | Past bij jou als… |
|---|---|---|---|
| Parcourscrew | materiaal plaatsen/oprappen, signalisatie, checks | vroeg + na koers | je graag doorwerkt en niet bang bent voor regen/modder |
| Start/finish support | publieksflow, barrières, zones, logistiek | mid + laat | je sociaal bent en duidelijke grenzen kan stellen |
| Info & hospitality | onthaal, badges, eenvoudige vragen afhandelen | flexibel | je netjes werkt en mensen snel kan helpen |
| Ravitaillering | aanvoer, orde, opruim, veiligheidslijn bewaken | rond middag | je stressbestendig bent en instructies strak volgt |
| Parkeer & mobiliteit | parkings sturen, bewonersinfo ondersteunen | vroeg + piekuren | je kalm blijft bij discussies en kort kan uitleggen |
Belangrijk over signaalgevers
“Signaalgever” is geen vrijblijvende rol. Op veel punten werken we met bevoegde en/of ingeschreven signaalgevers (vast of mobiel), met duidelijke procedures. Wil je die rol? Meld het expliciet in je mail, dan bekijken we samen wat kan en welke briefing/training vereist is.
Wat wij voorzien (standaard)
- briefing per team en duidelijke contactlijn op koersdag
- fluohesje/armband, basismateriaal en noodnummers
- drank en een eenvoudige maaltijd bij volledige shift
- verzekering via organisatorische dekking (binnen afgesproken taken)
Partners: sponsoren zonder circus (wat je krijgt, wat het kost)
Een partnership moet meetbaar zijn: zichtbaarheid, activatie en lokale verankering. Geen vage beloftes. Hieronder een helder pakketmodel dat werkt voor een Vlaamse koers.
| Pakket | Richtbijdrage | Zichtbaarheid | Best voor |
|---|---|---|---|
| Bronze | € 500 – € 1.500 | logo in partnerlijst + 1 bannerplek (finish of start) | lokale handelaars die aanwezig willen zijn |
| Silver | € 1.500 – € 4.000 | logo groter + podiumbackdrop + activatieplek | bedrijven met lokale staffing of sampling |
| Gold | € 4.000 – € 10.000 | finishboog/lead visuals + extra barrières + VIP | merken die echt willen “ownen” op koersdag |
| Title | op aanvraag | naamkoppeling + primaire branding + exclusiviteit | hoofdsponsor met lange termijnvisie |
Wat je van ons mag verwachten
- één verantwoordelijke die alles coördineert (geen 6 losse mails)
- duidelijke deadlines voor logo’s, banners en aanleverformaten
- afspraken op papier: wat waar staat, en wat niet
- na de koers: korte rapportering (foto’s, zichtbaarheid, learnings)
Wat wij nodig hebben van partners (anders werkt het niet)
- logo’s in correcte bestanden (liefst SVG, anders hoge resolutie PNG)
- materiaal tijdig aanleveren (laat = minder zichtbaarheid, simpel)
- activatie die veilig is: geen blokkades op het parcours, geen losse kabels
- respect voor bewoners en openbare ruimte: proper achterlaten
Veiligheid: nul discussie, wel duidelijke regels
Wielrennen is toegankelijk. Dat is tegelijk de charme en het risico. Daarom werken we met vaste regels. Als je die niet kan volgen, ben je een probleem voor renners, hulpdiensten en publiek. Zo simpel is het.
| Situatie | Regel | Waarom |
|---|---|---|
| Oversteken | alleen wanneer het veilig is en nooit tussen voertuigen | na renners komen volgwagens; het is niet “klaar” na het peloton |
| Kinderen & honden | onder controle, kort aan de leiband, dicht bij de begeleider | onvoorspelbare beweging = valpartij op volle snelheid |
| Foto/video | niet op de rijbaan, geen “stapje vooruit” in finale | één fout moment = renners in de vangrail |
| Drank | geen glazen langs het parcours, geen agressie | veiligheid + respect; incidenten breken het event |
Op koersdag volgen we instructies van seingevers en veiligheidscoördinatie. Wie daartegenin gaat, wordt uit de zone gezet. Niet “om streng te doen”, maar omdat het anders fout loopt.
FAQ (kort, nuttig)
Ik wil vrijwilliger worden. Hoe snel krijg ik antwoord?
Doorgaans binnen 48 uur op werkdagen. In de week van de koers gaat het sneller, maar ook chaotischer. Wil je zekerheid? Meld je niet last-minute.
Kan ik met mijn bedrijf een stand zetten aan de finish?
Ja, als het veilig en logistiek haalbaar is. We werken met vaste zones. “We zetten ons wel ergens” bestaat niet. Mail met je concept, afmetingen, stroombehoefte en timing.
Mag ik met een drone filmen?
Standaard: nee. Luchtbeelden boven koerszones zijn gevoelig (veiligheid, regelgeving, privacy). Alleen met expliciete schriftelijke toestemming en volgens afspraken.
Waar kan ik klachten of meldingen kwijt?
Mail naar [email protected] met datum, plaats en concrete beschrijving. “Het was chaos” helpt niemand. Details wel.
Ik ben bewoner op het parcours. Hoe raak ik thuis?
Plan op tijd en volg signalisatie. Tijdens doorkomst is het parcours tijdelijk afgesloten. We proberen hinder te beperken, maar veiligheid komt eerst.
Contactformulier (optioneel, als je het wil gebruiken)
Gebruik dit alleen als je mail liever niet opent. Voor dringende zaken: bel.
Velden (gebruik je eigen mail als je liever niet het formulier invult):
- Naam (verplicht)
- E-mail (verplicht)
- Onderwerp (verplicht): Vrijwilligers / Partners & sponsoring / Pers & media / Algemeen
- Bericht (verplicht)
Knop: Versturen